Apa Itu Warehouse Management System

Apa Itu Warehouse Management System: Pengertian dan Manfaatnya

Apa itu warehouse management system? Banyak yang masih bertanya dan merasa kurang akrab dengan istilah ini di dunia logistik. Dalam dunia bisnis, warehouse management system atau sistem manajemen pergudangan ini memegang peran yang cukup penting.

Sistem ini mencakup berbagai fitur dan fungsi, seperti manajemen persediaan, pengiriman, penerimaan, pemrosesan pesanan, dan pemantauan stok. Dalam dunia bisnis, perannya adalah untuk mengoptimalkan proses operasional di dalam gudang atau pusat distribusi.

Apa Itu Warehouse Management System?

Warehouse management system adalah sebuah software dengan basis cloud yang bisa memberikan berbagai kemudahan untuk kepentingan bisnis manufaktur, distributor dan juga ritel supaya bisa mengawasi berbagai aktivitas pergudangan secara real-time. Hal ini meliputi stok barang, persiapan stok barang tersebut untuk dilanjutkan ke proses pengiriman. Ini akan membuat proses arus barang yang ada di dalam gudang bisa menjadi lebih cepat sekaligus hemat biaya pengeluaran.

WMS juga lebih fleksibel untuk diterapkan karena bisa berdiri sendiri atau diintegrasikan dengan ERP (Enterprise Resource Planning). Selain itu, fiturnya juga bisa ditambah maupun disesuaikan dengan keperluan.

Alur atau proses yang terjadi di dalam sistem warehouse adalah sebagai berikut:

Receiving

Proses yang pertama adalah penanganan produk atau barang yang masuk. Proses ini dilakukan dengan menempelkan barcode pada produk yang masuk. Dengan barcode tersebut, maka informasi mengenai SKU dan lokasi produk bisa diketahui.

Put-away

Selanjutnya adalah meletakkan produk di lokasi tertentu di dalam gudang. Apabila ingin menemukan barang tersebut, maka tinggal menggunakan barcode untuk mencari lokasinya. CUkup mudah dan praktis.

Picking

Picking atau pengambilan stok barang sesuai dengan pesanan dari konsumen. Ini merupakan proses yang penting, tapi juga paling memakan waktu serta rawan terjadi kesalahan.

Packing

Selanjutnya adalah proses packing yaitu menyatukan barang yang ada di dalam gudang berdasarkan barang diambil dan pesanan konsumen. Lewat proses ini, diharapkan bahwa penjual bisa memperhatikan kualitas dan memberikan perlindungan terhadap paket dengan baik.

Dispatching

Dispatching adalah proses akhir gudang sampai awalan perjalanan barang dari warehouse ke konsumen. Pengiriman barang ini bisa dianggap berhasil apabila pesanannya tepat setelah dimuat dan disortir, dikirim ke pelanggan secara tepat waktu, melalui perjalanan lewat mode transit yang tepat, kemudian dikirimkan dengan aman.

Returns

Returns adalah sebuah proses pengembalian produk. Ini adalah hal yang sangat dihindari oleh perusahaan, apalagi prosesnya juga rumit. Ketika ada produsen yang melakukan return, maka pencatatan akan dilakukan. Stok juga harus diperbarui saat barang tersebut kembali ke lokasinya.

Stock Take

Stock take adalah upaya untuk mengendalikan produk yang dimiliki perusahaan. Stock take adalah proses untuk menghitung jumlah stok barang yang ada di gudang lalu mencocokannya dengan yang tercatat pada sistem.

Reporting

Sebagaimana namanya, reporting adalah laporan yang isinya informasi serta penjelasan tentang proses manajemen gudang. Isinya antara lain stok yang tersedia secara akurat, dan pencatatannya setiap hari.

Sistem manajemen warehouse ini juga menerapkan beberapa konsep. Berikut ini adalah beberapa konsep tersebut:

FIFO

FIFO atau First In First Out merupakan konsep yang pertama. Konsep ini berarti barang yang masuk pertama kali juga harus keluar pertama kali. Intinya, yang antre pertama harus dilayani pertama.

Ini berarti barang yang sudah lama disimpan di gudang harus dikeluarkan terlebih dahulu sebelum barang yang lebih baru. Konsep ini seringkali diterapkan pada produk-produk yang memiliki masa simpan atau kadaluarsa, seperti bahan makanan atau obat-obatan, agar barang yang masuk terlebih dahulu bisa segera dijual atau dikonsumsi sebelum kadaluarsa.

Penerapan konsep FIFO dalam manajemen persediaan memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan, menghindari kerugian akibat barang kadaluarsa, serta memastikan bahwa stok barang selalu segar dan up-to-date. Namun, penerapan konsep ini juga memerlukan sistem pencatatan yang baik dan pengaturan yang hati-hati untuk memastikan urutan pengeluaran barang sesuai dengan urutan penerimaan.

LIFO

LIFO atau Last In Last Out adalah konsep yang kedua. Konsep LIFO adalah metode manajemen persediaan yang mengatur urutan pengeluaran barang dari gudang berdasarkan urutan penerimaan atau masuknya barang, namun dengan urutan kebalikan dari konsep FIFO. Dalam sistem LIFO, barang yang terakhir masuk ke gudang menjadi barang yang pertama kali dikeluarkan.

Penerapan konsep LIFO umumnya diterapkan pada produk-produk yang memiliki keterbatasan ruang penyimpanan dan memiliki sifat fisik yang mudah rusak, sehingga barang yang baru masuk ke gudang diambil terlebih dahulu untuk menghindari kerusakan atau rusaknya barang yang sudah lama tersimpan.

FEFO

Terakhir adalah FEFO atau First Expired First Out yang merupakan metode manajemen persediaan yang mengatur urutan pengeluaran barang dari gudang berdasarkan tanggal kadaluarsa barang. Dalam sistem FEFO, barang yang akan kadaluarsa lebih dulu akan dikeluarkan dari gudang daripada barang yang masih memiliki waktu kadaluarsa yang lebih panjang.

Keunggulan Warehouse Management System

Beberapa keunggulan dari WMS yang bisa Anda dapatkan adalah kecepatan ketika menangani berbagai proses dalam pergudangan. Lead time proses lebih cepat karena dilakukan dengan komputerisasi yang mana sebelumnya dilakukan manual. Selain itu, keuntungan lainnya adalah lebih mudah dalam mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal. Jumlah barang yang masuk ke gudang dapat diatur dengan baik menggunakan tool yang ada.

HJS Transportasi adalah perusahaan yang juga menerapkan metode Warehouse Management System dengan baik. Kami memiliki sumber daya berpengalaman yang memahami berbagai konsep dan proses dari WMS ini dengan baik dan tepat.